ระบบ Smart Office คืออะไร เรามาทำความรู้จักกันเถอะ

ปรับเปลี่ยนออฟฟิศง่ายๆ ด้วยหลักการ Smart office แนวคิด Smart Office นั้นจะทำให้ออฟฟิศของคุณเกิดการหมุนเวียนและใช้งานเทคโนโลยีมากขึ้น เป็นการสร้างเทคโนโลยีต่างๆ โดยที่ไม่ต้องลงทุนอะไรมาก เป็นการจับเอาเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วมาสับเปลี่ยนหมุนเวียนในระบบ ยกตัวอย่าง ปัญหาการใช้ห้องประชุม ถ้าเรามี ระบบจองห้องประชุม ที่อยู่ในรูปแบบการจัดการของ Smart Office สิ่งนี้จะทำให้เราอำนวยความสะดวกมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นการใช้ ระบบจองห้องประชุม หรือการใช้คำสั่งเสียง ฉะนั้นการที่บริษัทนั้นมีระบบ Smart Office นั้นผมเชื่อว่า จะทำให้บริษัทและพนักงานมีศักยภาพที่เปลี่ยนไปอย่างไม่น่าเชื่อ

5 กฎสำคัญของระบบ Smart Office

1. ห้องทำงานเปิดโล่งมีภูมิทัศน์ที่สบายตา
2. มีโต๊ะทำงานที่สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นกลุ่มๆ กลุ่มละประมาณ 4-5 คน
3. มีตู้ล็อกเกอร์ส่วนตัวของพนักงาน
4. มีการจัดวางต้นไม้หรือสร้างบรรยากาศที่ดีด้วยต้นไม้ประดับ
5. เอกสารจะถูกจัดอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ที่พนักงานในบริษัทสามารถเปิดใช้ข้อมูลร่วมกันได้ตรงนี้จะช่วยให้โต๊ะทำงานของพนักงานจะไม่มีเอกสารมากนัก

Smart Office จะแบ่งเป็นโซนได้อย่างไรบ้างละ

ออฟฟิศในลักษณะของ Smart Office จะมีการจัดวางที่นั่งเป็นหัวใจหลักแล้วเรื่องการจัดวางพื้นที่ในออฟฟิศนั้นจะแบ่งออกเป็น 4 โซน ดังนี้

1. Base Zone

โซนนี้จะเป็นโซนโต๊ะทำงานของพนักงานและผู้บริหาร โต๊ะจะไม่มีบริเวณที่ห่างกันมากเพราะจะทำให้เกิดกระบวนการแลกเปลี่ยนความคิดความรู้ซึ่งกันและกัน

2. Creative Zone

โซนนี้จะเป็นโซนของการระดมความคิดสร้างสรรค์ โดยส่วนมากจะเป็นการทำงานของกลุ่มเล็กๆ ที่ต้องระดมความคิด จะหลีกเลี่ยงการกั้นผนังห้องโดยการใช้ต้นไม้ประดับเป็นตัวกั้นโซน จะทำให้บรรยากาศดูผ่อนคลาย โซนนี้ควรจัดให้อยู่ติดกับริมหน้าต่างเพื่อส่งเสริมบรรยากาศ อาจจะทำให้มีสมาร์ตทีวีขนาดใหญ่และคอมพิวเตอร์ไว้ใช้สำหรับหาข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่ออำนวยความสะดวกในการระดมความคิดสร้างสรรค์ร่วมกัน

3. Concentrate Zone

โซนนี้จะจัดไว้เพื่อทำงานที่ต้องใช้ความคิดและสมาธิสูงเช่น การออกแบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การออกแบบแผนงานต่างๆ ควรจัดให้มีโต๊ะทำงานที่เป็นโต๊ะส่วนบุคคล มีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ที่จะต้องกั้นด้วยผนังเพื่อสร้างสมาธิให้กับผู้ทำงาน แต่ควรจะเลือกใช้ผนังที่เคลื่อนย้ายได้ เพื่อไม่ให้เกิดความแปลกแยก

4. Refresh Zone

โซนนี้จะเป็นโซนที่ให้พนักงานได้พักผ่อน เป็นโซนที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้ทำความรู้จักกันเป็นการส่วนตัวมากขึ้น โดยอาจจะให้มีมุมเครื่องดื่ม หรือมุมอาหารทำให้มุมนี้เป็นมุมที่ควรพักผ่อนมากขึ้น

ประโยชน์ของ Smart Office มีอะไรบ้าง?

1. ทำให้การทำงานร่วมกันได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในปัจจุบันนี้มีการทำงานที่จะต้องทำงานร่วมกันมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นการทำงานในรูปแบบทีมหรือรูปแบบคู่หรือการทำงานในรูปแบบแผนก เพื่อต่อยอดไอเดียของกันและกัน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเช่น ระบบห้องจองประชุม SPLITR SMART MEETING ROOM ระบบนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถจองพื้นที่ห้องประชุมภายในออฟฟิศได้อย่างง่ายมากขึ้น สามารถลดเวลาในการหาห้องประชุมและทำให้การเริ่มต้นประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

2. เพิ่มการใช้งานภายในออฟฟิศให้ดียิ่งขึ้น

โจทย์ใหญ่ของผู้บริหารที่จะพัฒนาบริษัทคือทำยังไงให้พื้นที่ภายในออฟฟิศถูกใช้งานได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด โดยการนำระบบ Smart Office มาใช้จะช่วยเปลี่ยนพื้นที่ต่างๆ ที่เคยถูกใช้อย่างไม่ถูกต้อง มาพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น เช่น กรณีที่ห้องประชุมที่มีผู้จองอยู่แล้วไม่ได้ใช้ การนำระบบจองห้องเข้ามาประชุมเข้ามาใช้ในส่วนนี้จะช่วยทำให้ห้องมีการใช้ห้องประชุมมากขึ้น

3. การรักษาพนักงานเดิมและอยากให้มีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมงานมากขึ้น

การที่องค์การให้ความใส่ใจในเรื่องของเทคโนโลยี หรือเรื่องของความเป็นอยู่ นับไปถึงเรื่องการปรับปรุงพื้นที่ภายในออฟฟิศให้ดีขึ้น หรือรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ๆ มากยิ่งขึ้นอย่างเช่นการปรับปรุงพื้นที่ส่วนกลาง สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะช่วยให้พนักงานได้พักผ่อนได้คิดสร้างสรรค์และเกิดไอเดียใหม่ๆ ในการทำงานมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้จะเป็นการดึงดูดคนรุ่นใหม่หรือกลุ่มคนที่อยากร่วมงานกับเราให้สนใจเข้าร่วมงานกับองค์กรของเรามากขึ้น

เทคโนโลยีอะไรบ้าง ที่สามารถนำมาใช้ในระบบ Smart Office ได้

1. ระบบจองห้องประชุม (SPLITR SMART MEETING ROOM)

การติดตั้ง ระบบจองห้องประชุม นั้นจะช่วยแก้ปัญหาการจัดตารางห้องประชุมของบริษัทคุณ ระบบจะช่วยให้บริษัทของคุณลดเวลาและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในการจัดการห้องประชุม

2. ระบบควบคุมแสงสว่าง

การที่นำเทคโนโลยีเซนเซอร์ มาใช้ในการควบคุมแสงสว่าง เช่น การเปิดปิดไฟอัตโนมัติจะทำให้บริษัทของคุณความคุมแสงสว่างภายในอาคารได้จากระบบเดียว และลดค่าใช้จ่ายในกรณีที่ไม่มีผู้ใช้งานรวมถึงนำมาเชื่อมต่อกับระบบจองห้องประชุม SPLITR SMART MEETING ROOM ได้ด้วย

3. ตู้ล็อกเกอร์ Smart Locker

เทคโนโลยีนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกสบายให้พนักงานออฟฟิศยุคใหม่ ทำให้สามารถฝากอุปกรณ์ที่สำนักงาน ได้อย่างเป็นส่วนตัวและง่ายดาย อีกทั้งสามารถวางใจได้ในเรื่องความปลอดภัย

ข้อดีของการจัดการออฟฟิศด้วยหลัก Smart นั้นเป็นแนวคิดใหม่ที่อาจจะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ดีเข้ามาในออฟฟิศ วิธีการจัดการระบบ Smart Office นั้นเป็นวิธีการที่ไม่ซับซ้อนหรือยุ่งยากในการเปลี่ยนแปลง แต่อาจจะต้องจัดพื้นที่ใหม่ เพิ่มความใส่ใจกับพนักงาน แค่นี้ก็จะทำให้ออฟฟิศน่าอยู่มากขึ้นครับ

สำหรับใครที่กำลังมองหา ระบบจองห้องประชุม อย่าลืมเลือกใช้งาน ระบบจองห้องประชุม SPLITR SMART MEETING ROOM ระบบจองห้องประชุมที่จะทำให้บริษัทของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ท่านสามารถคลิกเพื่ออ่านระบบทั้งหมดของ ระบบจองห้องประชุม SPLITR SMART MEETING ROOM ได้ที่นี่เลย >> คลิกเพื่ออ่าน